دزدان زمان: قسمت اول

خيلی از ما ادعا می‌كنيم كه هرگز اوقات‌مان را تلف نمی‌كنيم. جملاتی از قبيل "من آخر سازماندهی هستم" و "من دقيقا می‌دانم كجا هستم و چه می‌خواهم بكنم" از زبان بسیاری از ما شنيده می‌شود. اما اگر حقيقتا چنين احساسی داريد، بنابراين در اقليت هستيد، چون اغلب مردم وقتی يك روز نتيجه نگيرند مايوس می‌شوند. ما دوست داريم در طی روز تا آن‌جا كه می‌شود كارهای بيشتری انجام دهيم.

تفكر و ايده‌ی مديريت زمان بيش‌تر از صد سال است كه وجود دارد، اما متاسفانه واژه‌ی مديريت زمان يا Time Managementبه اشتباه به معنی كاری كه شخص توانايی انجام آن را دارد تلقی می‌شود ، در حالی‌كه زمان، مديريت نمی‌شود و تحت كنترل ما نيست، بلكه ما تنها خودمان و نحوه استفاده‌مان از زمان را مديريت می‌كنيم. در حقيقت مديريت زمان، يك جور خود مديريتی‌ست (Self Management). جالب اين‌كه مهارت‌هايی كه‌ برای مديريت خودمان به كار می‌بريم همان‌هايی هستند كه برای مديريت بر ديگران نياز داريم؛ مثل توانايی برنامه‌ريزی (ability to Plan)، تفويض اختيار (Delegate)، سازماندهی (Organizing)، هدايت (Directing) و كنترل (Control).

برای شروع فرآيند مديريت زمان، دانستن اين‌كه چه جنبه‌هايی از مديريت شخصی ما نياز به بهبود دارند مهم است. در ادامه، مهم‌ترين دلايل كاهش اثر‌بخشی در محل‌كار را می‌بينيد. آن‌هايی را كه باعث ايجاد بزرگ‌ترين موانع در كار شما می‌شوند علامت بزنيد. به اين عوامل، دزدان زمان گفته می‌شود.

• تلفن زدن


• مراجعان شخصی (منظور ارباب‌رجوع نيست بلكه دوستان و هم‌كاران)


• جلسات


• كارهايی كه می‌بايست به ديگران محول شوند.


• طفره‌رفتن و ترديد در تصميم‌گيری (Procrastination and Indecision)


• شروع كار آن‌هم وقتی اطلاعات شما درباره‌ی آن ناقص است.


• مديريت بحران (Fire Fighting)


• ارتباطات مبهم


• اطلاعات تكنيكی ناقص


• اهداف و اولويت‌های مبهم


• فقدان برنامه‌ريزی


• استرس و خستگی


• ناتوانی در گفتن واژه‌ی "نه"


• عدم وجود نظم و ترتيب

با انبوه نامه‌های الكترونيكی چه كنيم؟

اگر از آن دسته افرادی هستيد كه در طی روز نامه‌های الكترونيكی زيادی دريافت می‌كنيد، برای راحتی و رضايت خاطرتان چه برنامه‌ای پيش می‌گيريد؟ شايد متن ذيل به درد شما بخورد.

• ابتدا تمام موضوعات نامه‌های‌تان را بخوانيد و نامه‌هايی را كه به لعنت خدا نمی‌ارزند (Obviously Junk E-Mail) حذف نماييد.
• دوستان و افرادی را كه با آن‌ها از طريق ای‌ميل در ارتباط هستيد ترغيب كنيد كه در موضوع نامه (Subjects) درباره‌ی كليات نامه توضيحاتی ارائه كنند تا از موضوع به محتويات نامه پی ببريد. خودتان هم از همين حالا شروع كنيد.
• در مواقعی كه به صورت دنباله‌دار و با يك موضوع خاص نامه‌نگاری می‌كنيد، در نامه‌ی رسيده ابتدا آخرين پيغام را بخوانيد. در خيلی از موارد، خواندن قبلی‌ها لزومی‌ ندارد.
• هرگاه ای‌ميلی را خوانديد همان موقع درباره‌ی حذف، ذخيره‌كردن و يا فوروارد كردن آن تصميم‌گيری كنيد. توضيح كامل‌تر در اين‌باره را از سايت totalsuccess.co.uk می‌خوانيم. وقتی نامه‌ای برايتان ارسال می‌شود، حالت‌های متفاوتی پيش می‌آيد:
  • a) لازم است كه نامه سريعا پاسخ داده شود (پاسخ‌هايی كه حداكثر يك تا دو دقيقه طول می‌كشد). در اين حالت به نامه پاسخ دهيد و آنرا حذف نماييد.
  • b) بايد پاسخ نامه را داد ولی اين، بهترين‌ راه استفاده از زمان نيست. به محول‌كردن اين‌گونه موارد به ديگران فكر كنيد. بين انجامش دادم و انجام شد تفاوت زيادی وجود دارد.
  • c) اگر پاسخ دادن به نامه زمان زيادی می‌برد (بيشتر از دو دقيقه)، پاسخ‌گويی به آن‌را در برنامه‌ی روزانه‌تان بگنجانيد. بنابراين می‌توانيد پيغام را دانلود كرده و برای اقدام بعدی ذخيره يا چاپ نماييد.
  اگر تصميم به ذخيره‌كردن ای‌ميلی داريد، ابتدا اطمينان حاصل كنيد كه روی كامپيوترتان پوشه‌هايی برحسب موضوع نامه‌ها ايجاد كرده‌ايد. در غير اين‌صورت، همه در يك‌جا ذخيره خواهند شد و اوضاع از كنترل‌تان خارج می‌گردد. برای چك‌كردن ای‌ميل‌های‌تان، يك جدول زمان‌بندی معقول يا يك دوره‌ی تناوب در نظر بگيريد و دودستی به اين برنامه بچسبيد و آن‌را اجرا كنيد. در غير اين صورت ممكن است برای چك‌كردن ای‌ميل‌های‌تان مجبور شويد از كاری كه دست‌تان است صرف‌نظر كنيد. مگر اينكه شرايط كاری‌تان به گونه‌ای باشد كه بايستی خيلی فوری به نامه‌های رسيده پاسخ دهيد.

»‌ منبع: TimeMan.com

بودجه‌ی آموزشی

همه‌ی افراد، برای خودشان بودجه‌ی ریالی يا دلاری دارند، يعنی بودجه‌ی مالی (Financial Budget). اما می‌شود برای آموزش هم بودجه‌ای در نظر گرفت (يعنی Training Budget). نـَه اين‌كه حتما برای خرید كتاب يا رفتن به فلان دوره‌ی آموزشی پول كنار بگذاريد. اين پول، در واقع بخشی از همان بودجه‌ی مالی شماست. منظور از بودجه‌ی آموزشی كسری از زمانی‌ست كه شما در اختيار داريد. به طور مثال وقتی شما در هر روز 30 دقيقه از وقت‌تان را صرف مطالعه يا كارهای تحقيقاتی می‌كنيد، برابر با گذراندن یك دوره‌ی آموزشی 15 روزه در طی سال خواهد بود. خلاصه‌ی مطلب اين‌كه زمان همين‌جوری مفت و مجانی به‌دست نمياد، بايد زمان رو ايجاد كنيم.

Excerpt:
We never get the time for anything, We have to take the time.

دلم گرفته خدايا خودت بگو چه‌ كنم؟

همين امروز صبح بود كه داشتم حساب می‌كردم كه حقوق روزانه‌ام به دلار چه‌قدر می‌شود و در طی سال چه‌قدر خواهد شد و من در كجای جدول درآمد سرانه و GNP قرار خواهم گرفت كه امشب در اخبار ساعت 10 شبكه‌ی سوم خبری ديدم و شنيدم كه دلم از دست زمانه و از دست خودم گرفت و فكر كردم كه من چه‌قدر ناشكرم. اما خبر يا بهتر بگويم گزارش اين بود :

از افرادی كه به عنوان سياهی‌لشگر يا با عنوان جديد هنرور ( نفهميدم اين ديگر چه صيغه‌ای بود؟ ) در سينما و تلويزيون مشغول به كار هستند، گزارشي پخش شد و گزارش‌گر از يكی‌شان پرسيد كه اوضاع و احوال چطوره؟ و او هم گفت كه 27 سال است اين شغل اوست و حالا روزانه 2500 تومان حقوق می‌گيرد! و من نمی‌دانم او با اين حقوق، در كجای جدول درآمد سرانه اين كشور قرار خواهد گرفت. راستش از فكر محاسبه‌اش وحشت كردم. او كه به‌يقين و به‌طور حتم بيمه هم نيست و خدای‌ناكرده اگر اتفاق ناگواری هم برايش بيفتد، هيچ‌يك از تهيه‌كننده‌ها حتی به بازمانده‌های‌شان هم فكر نمی‌كنند. اصلا به آن‌ها چه‌ كه چنين افرادی هم هستند، فروش بالا را عشق است!

ديگر نمی‌خواهم بدانم در جشنواره‌ی كارلو ويواری چه‌گذشت، يوزپلنگ طلائی جشنواره‌ی ونيز به كدامين كارگردان رسيد و جشنواره‌ی كن بهتر است يا اسكار؟ و چه زيبا گفت گزارش‌گر كه آيا ستاره‌های سينما به پشت سرشان نگاه می‌كنند، برای اين‌كه ببينند چه كسانی در سياهی گم‌شدند تا آن‌ها بدرخشند؟