۲۷ آذر ۱۳۸۳

دزدان زمان: قسمت اول

خيلی از ما ادعا می‌كنيم كه هرگز اوقات‌مان را تلف نمی‌كنيم. جملاتی از قبيل "من آخر سازماندهی هستم" و "من دقيقا می‌دانم كجا هستم و چه می‌خواهم بكنم" از زبان بسیاری از ما شنيده می‌شود. اما اگر حقيقتا چنين احساسی داريد، بنابراين در اقليت هستيد، چون اغلب مردم وقتی يك روز نتيجه نگيرند مايوس می‌شوند. ما دوست داريم در طی روز تا آن‌جا كه می‌شود كارهای بيشتری انجام دهيم.
تفكر و ايده‌ی مديريت زمان بيش‌تر از صد سال است كه وجود دارد، اما متاسفانه واژه‌ی مديريت زمان يا Time Managementبه اشتباه به معنی كاری كه شخص توانايی انجام آن را دارد تلقی می‌شود ، در حالی‌كه زمان، مديريت نمی‌شود و تحت كنترل ما نيست، بلكه ما تنها خودمان و نحوه استفاده‌مان از زمان را مديريت می‌كنيم. در حقيقت مديريت زمان، يك جور خود مديريتی‌ست (Self Management). جالب اين‌كه مهارت‌هايی كه‌ برای مديريت خودمان به كار می‌بريم همان‌هايی هستند كه برای مديريت بر ديگران نياز داريم؛ مثل توانايی برنامه‌ريزی (ability to Plan)، تفويض اختيار (Delegate)، سازماندهی (Organizing)، هدايت (Directing) و كنترل (Control).
برای شروع فرآيند مديريت زمان، دانستن اين‌كه چه جنبه‌هايی از مديريت شخصی ما نياز به بهبود دارند مهم است. در ادامه، مهم‌ترين دلايل كاهش اثر‌بخشی در محل‌كار را می‌بينيد. آن‌هايی را كه باعث ايجاد بزرگ‌ترين موانع در كار شما می‌شوند علامت بزنيد. به اين عوامل، دزدان زمان گفته می‌شود.

  • تلفن زدن
  • مراجعان شخصی (منظور ارباب‌رجوع نيست بلكه دوستان و هم‌كاران)
  • جلسات
  • كارهايی كه می‌بايست به ديگران محول شوند.
  • طفره‌رفتن و ترديد در تصميم‌گيری (Procrastination and Indecision)
  • شروع كار آن‌هم وقتی اطلاعات شما درباره‌ی آن ناقص است.
  • مديريت بحران (Fire Fighting)
  • ارتباطات مبهم
  • اطلاعات تكنيكی ناقص
  • اهداف و اولويت‌های مبهم
  • فقدان برنامه‌ريزی
  • استرس و خستگی
  • ناتوانی در گفتن واژه‌ی "نه"
  • عدم وجود نظم و ترتيب

۲۲ آذر ۱۳۸۳

با انبوه نامه‌های الكترونيكی چه كنيم؟

اگر از آن دسته افرادی هستيد كه در طی روز نامه‌های الكترونيكی زيادی دريافت می‌كنيد، برای راحتی و رضايت خاطرتان چه برنامه‌ای پيش می‌گيريد؟ شايد متن ذيل به درد شما بخورد.

  • ابتدا تمام موضوعات نامه‌های‌تان را بخوانيد و نامه‌هايی را كه به لعنت خدا نمی‌ارزند (Obviously Junk E-Mail) حذف نماييد.
  • دوستان و افرادی را كه با آن‌ها از طريق ای‌ميل در ارتباط هستيد ترغيب كنيد كه در موضوع نامه (Subjects) درباره‌ی كليات نامه توضيحاتی ارائه كنند تا از موضوع به محتويات نامه پی ببريد. خودتان هم از همين حالا شروع كنيد.
  • در مواقعی كه به صورت دنباله‌دار و با يك موضوع خاص نامه‌نگاری می‌كنيد، در نامه‌ی رسيده ابتدا آخرين پيغام را بخوانيد. در خيلی از موارد، خواندن قبلی‌ها لزومی‌ ندارد.
  • هرگاه ای‌ميلی را خوانديد همان موقع درباره‌ی حذف، ذخيره‌كردن و يا فوروارد كردن آن تصميم‌گيری كنيد. توضيح كامل‌تر در اين‌باره را از سايت totalsuccess.co.uk می‌خوانيم. وقتی نامه‌ای برايتان ارسال می‌شود، حالت‌های متفاوتی پيش می‌آيد:
    • a) لازم است كه نامه سريعا پاسخ داده شود (پاسخ‌هايی كه حداكثر يك تا دو دقيقه طول می‌كشد). در اين حالت به نامه پاسخ دهيد و آنرا حذف نماييد.
    • b) بايد پاسخ نامه را داد ولی اين، بهترين‌ راه استفاده از زمان نيست. به محول‌كردن اين‌گونه موارد به ديگران فكر كنيد. بين انجامش دادم و انجام شد تفاوت زيادی وجود دارد.
    • c) اگر پاسخ دادن به نامه زمان زيادی می‌برد (بيشتر از دو دقيقه)، پاسخ‌گويی به آن‌را در برنامه‌ی روزانه‌تان بگنجانيد. بنابراين می‌توانيد پيغام را دانلود كرده و برای اقدام بعدی ذخيره يا چاپ نماييد.
    اگر تصميم به ذخيره‌كردن ای‌ميلی داريد، ابتدا اطمينان حاصل كنيد كه روی كامپيوترتان پوشه‌هايی برحسب موضوع نامه‌ها ايجاد كرده‌ايد. در غير اين‌صورت، همه در يك‌جا ذخيره خواهند شد و اوضاع از كنترل‌تان خارج می‌گردد. برای چك‌كردن ای‌ميل‌های‌تان، يك جدول زمان‌بندی معقول يا يك دوره‌ی تناوب در نظر بگيريد و دودستی به اين برنامه بچسبيد و آن‌را اجرا كنيد. در غير اين صورت ممكن است برای چك‌كردن ای‌ميل‌های‌تان مجبور شويد از كاری كه دست‌تان است صرف‌نظر كنيد. مگر اينكه شرايط كاری‌تان به گونه‌ای باشد كه بايستی خيلی فوری به نامه‌های رسيده پاسخ دهيد.

»‌ منبع: TimeMan.com

۲۱ آذر ۱۳۸۳

بودجه‌ی آموزشی

همه‌ی افراد، برای خودشان بودجه‌ی ریالی يا دلاری دارند، يعنی بودجه‌ی مالی (Financial Budget). اما می‌شود برای آموزش هم بودجه‌ای در نظر گرفت (يعنی Training Budget). نـَه اين‌كه حتما برای خرید كتاب يا رفتن به فلان دوره‌ی آموزشی پول كنار بگذاريد. اين پول، در واقع بخشی از همان بودجه‌ی مالی شماست. منظور از بودجه‌ی آموزشی كسری از زمانی‌ست كه شما در اختيار داريد. به طور مثال وقتی شما در هر روز 30 دقيقه از وقت‌تان را صرف مطالعه يا كارهای تحقيقاتی می‌كنيد، برابر با گذراندن یك دوره‌ی آموزشی 15 روزه در طی سال خواهد بود. خلاصه‌ی مطلب اين‌كه زمان همين‌جوری مفت و مجانی به‌دست نمياد، بايد زمان رو ايجاد كنيم.


Excerpt:
We never get the time for anything, We have to take the time.

دلم گرفته خدايا خودت بگو چه‌ كنم؟

همين امروز صبح بود كه داشتم حساب می‌كردم كه حقوق روزانه‌ام به دلار چه‌قدر می‌شود و در طی سال چه‌قدر خواهد شد و من در كجای جدول درآمد سرانه و GNP قرار خواهم گرفت كه امشب در اخبار ساعت 10 شبكه‌ی سوم خبری ديدم و شنيدم كه دلم از دست زمانه و از دست خودم گرفت و فكر كردم كه من چه‌قدر ناشكرم. اما خبر يا بهتر بگويم گزارش اين بود :

از افرادی كه به عنوان سياهی‌لشگر يا با عنوان جديد هنرور ( نفهميدم اين ديگر چه صيغه‌ای بود؟ ) در سينما و تلويزيون مشغول به كار هستند، گزارشي پخش شد و گزارش‌گر از يكی‌شان پرسيد كه اوضاع و احوال چطوره؟ و او هم گفت كه 27 سال است اين شغل اوست و حالا روزانه 2500 تومان حقوق می‌گيرد! و من نمی‌دانم او با اين حقوق، در كجای جدول درآمد سرانه اين كشور قرار خواهد گرفت. راستش از فكر محاسبه‌اش وحشت كردم. او كه به‌يقين و به‌طور حتم بيمه هم نيست و خدای‌ناكرده اگر اتفاق ناگواری هم برايش بيفتد، هيچ‌يك از تهيه‌كننده‌ها حتی به بازمانده‌های‌شان هم فكر نمی‌كنند. اصلا به آن‌ها چه‌ كه چنين افرادی هم هستند، فروش بالا را عشق است!

ديگر نمی‌خواهم بدانم در جشنواره‌ی كارلو ويواری چه‌گذشت، يوزپلنگ طلائی جشنواره‌ی ونيز به كدامين كارگردان رسيد و جشنواره‌ی كن بهتر است يا اسكار؟ و چه زيبا گفت گزارش‌گر كه آيا ستاره‌های سينما به پشت سرشان نگاه می‌كنند، برای اين‌كه ببينند چه كسانی در سياهی گم‌شدند تا آن‌ها بدرخشند؟

۲۲ آبان ۱۳۸۳

تحقيق و تفحص يك بلاگر ناشی!

چون تازه واردم ، بالطبع بايد با محيط تازه و شرايط جديد آشنا بشم ، پس چندين و چند سوال دارم .
» اولين پرسشم اينه كه شماها ديگه كی هستيد بابا؟
» شماها به كیا لينك می‌دين؟ به كسانی كه مطالبشون رو برای خوندن با ارزش و مفيد می‌دونيد؟ يا به هر كی كامنت گذاشت و گفت بهت لينك می‌دم به شرطی كه تو هم به من لينك بدی؟ ( عجب چيزایی آدم می‌بينه... )
» می‌تونم هر وبلاگی رو كه خوشم اومد به لينك‌هام اضافه كنم؟ فرقش با Add to Favorite چيه اون‌وقت؟ اگر لينكها شد 100 تا و در يك‌روز هر 100تا به‌روز شدن، اون‌وقت من چه خاكی به‌سرم كنم؟ شما بگيد...
» به اونایی كه فيلتر شدن لينك بدم يا نه؟ اگر به حسين درخشان لينك بدم، اعدامم كه نمی‌كنن؟ يعنی به نظر شما دارم می‌زنن؟ باز اگه فحش بدن به آدم، يك‌جورایی می‌شه هضمش كرد ( به سختی )، ولی طناب دار يه مقداری به گردن آدم فشار مياره، تنفس سخت می‌شه اين‌جور وقت‌ها!
» نگيرن ما رو به جرم اين‌كه درباره‌ی وينــدُزدِ 98 و XP ( بخوانيد Windozd ) نوشتيم! همين‌جا اعلام می‌كنم، اگه منو گرفتن اسم وبلاگ همتونو لو ميدم!
» در آخر هم همه‌ی گفته‌های بالا رو تكذيب می‌كنم... :-)

۰۴ آبان ۱۳۸۳

از دل برود هرآن‌كه از ديده برفت

به پاكيزگی ميزكارتان چه‌قدر اهميت مى‌دهيد. مطالعات نشان مى‌دهد فردی كه ميزكارش نامرتب است، به‌طور ميانگين در هر روز زمانى معادل يك‌ساعت و نيم را برا‌ی پيداكردن اشيايی كه لازم دارد تلف می‌كند كه اين زمان در طول هفته به هفت‌ساعت و نيم می‌رسد. واقعيت اين است كه وقتی چيزی در برابر ديدگان شماست، آن‌وقت در ذهن شما هم باقی می‌ماند (البته در كشور ما و در سازمان‌های دولتی اگر فقط به همين مقدار هم برسيم، قطعا يك شاهكار بی‌نظير مديريتی خلق شده است، آنهم در سازمان‌هایی كه در طی‌هفته مجموعا هفت‌ونیم دقيقه هم كار انجام نمی‌شود). پس: تلاش كنيد بی‌نظمی و بهم‌ريختگی را به حداقل برسانيد و بر روی كارهایی كه باعث افزايش بهره‌وری می‌شود تمركز كنید.

Out Of Sight, Out Of Mind
Studies have shown that a person working with a messy desk will spend, on average, one and half hours per day either being distracted by things in their view or looking for things. That's seven and a half hours per week

۰۲ آبان ۱۳۸۳

چند نكته در مورد مديريت زمان

  • تمام وقت خود را به عنوان وقت از دست رفته به حساب بياوريد و تلاش كنيد از هر لحظه احساس رضايت كنيد.
  • از هر كاری كه انجام می‌دهيد، لذت ببريد.
  • سعی كنيد هميشه خوش‌بين باشيد و در زندگی‌تان در جستجوی خوبی باشيد.
  • برای ساختن پايه‌های موفقيت‌تان به دنبال راه‌های مناسب باشيد.
  • دست از سرزنش‌كردن خودتان بابت شكست‌هايی كه خورده‌ايد برداريد.
  • به خود يادآوری كنيد، "هميشه وقت كافی برای چيزهای مهم وجود دارد". اگر موردی واقعا بااهميت است، بايد برای انجام آن وقت بگذاريد.
  • به طور مداوم دنبال راه‌هايی بگرديد تا وقت آزاد پيدا كنيد.
  • عادت‌های قديمی خود را مورد بازبينی قراردهيد و در جستجوی راه‌هايی برای تغيير يا حذف آن‌ها باشيد.
  • سعي كنيد از زمان‌های انتظار برای مرور يادداشت‌هايتان استفاده كنيد و يا مشكلی را حل كنيد.
  • همواره كاغذ يا تقويمی برای نوشتن مواردی كه بايد انجام دهيد به همراه داشته باشيد.
  • هرماه هدف‌های زندگی‌تان را مورد بازبينی و تجديدنظر قرار دهيد و از اين امر اطمينان حاصل نماييد كه برای رسيدن به اين اهداف، روزانه پيشرفت می‌نماييد.
  • درباره اهدافتان در منزل يا محل كارتان مواردی جهت يادآوری قرار دهيد.
  • هميشه آن‌ها را به عنوان اهداف بلندمدت خود به خاطر داشته باشيد.
  • براي هرروز خود، صبح همان‌روز يا شب‌قبل برنامه‌ريز‌‌ی كنيد و موارد آن را برای خود اولويت‌بندی نماييد.
  • ليستی از كارهايی كه هرروز می‌بايست انجام شود تهيه و نگه‌داری كنيد، اولويت‌بند‌ی نماييد و مهم‌ترين آن‌ها را در طی روز به محض آن‌كه توانستيد انجام دهيد. در پايان‌روز به طور خلاصه پيشرفت خود را ارزيابی كنيد.
  • به ماهی كه در پيش رو داريد نظری افكنده و سعي كنيد آن‌چه ممكن است اتفاق بيفتد را پيش‌بيني نماييد. بدين ترتيب بهتر می‌توانيد برای اوقات خود برنامه‌ريزی كنيد.
  • وقتی توانستيد كارهای برنامه‌ريزی‌شده خودتان را به موقع انجام دهيد به خودتان به‌خصوص در موارد مهم پاداش بدهيد.
  • مهم‌ترين موارد را اول انجام بدهيد.
  • به خودتان و قضاوتتان در مورد اولويت‌بندی‌هايتان اعتماد كرده و به هر طريقی با آن‌ها ارتباط تنگاتنگ برقرار نماييد.
  • وقتی كه درمی‌يابيد داريد وقت‌گذرانی می‌كنيد از خود بپرسيد: "از چه چيزی طفره می‌روم؟"
  • از مشكل‌ترين قسمت كار شروع كنيد، بدين ترتيب هم بدترين قسمت كار انجام شده هم ممكن است دريابيد كه مجبور نيستيد بقيه‌ی كارهای كوچك را انجام دهيد.
  • وقتی دريافتيد كه درگير يك پروژه‌ی بی‌نتيجه شده‌ايد، هرچه سريع‌تر دست از ادامه‌‌ی كار برداريد.
  • در يك‌زمان، فقط رو‌ی يك‌چيز تمركز كنيد.
  • تلاش خود را روی مواردی متمركز كنيد كه منافع بلندمدت را دربردارند.
  • خودتان رادر فشار بگذاريد و ثابت قدم باشيد، به‌خصوص وقتی كه می‌دانيد كار را به درستی انجام می‌دهيد.
  • به کارتان مطمئن باشيد و هر وقت كه ممكن باشد برای خود ضرب‌العجل تعيين كنيد
  • هروقت كه ممكن است مسووليت‌های خود را تفويض نماييد.
  • در موقع نياز مشورت كنيد.

اصل اين مطلب را از اينجا بخواهيد. باتشكر صميمانه از سركارخانم مفاخر.

Adapted from A.Lakein.How to Get Control of Your Time And Your Life
© Academic Skills Center , Dartmouth College 2001

۲۸ مهر ۱۳۸۳

انگاری دوباره متولد شده‌ام

نمی‌دونم، وقتی بچه‌ها به دنیا ميان خدا رو به خاطرش شكر می‌كنن يا نه. اصلا معلوم نیست كه چی می‌گن... شاید می‌گذارن وقتی که بزرگتر شدن اون‌وقت می‌گن خدایا شكرت كه به ما نعمت ‌حیـات بخشیدی. شاید هم وقتی بزرگ شدن می‌گن كه: اَه! اين‌هم شد زندگی! برای چی ما رو آفریدی؟ نباید از من اجازه می‌گرفتی؟

این سـوال وقتی در ذهن‌ام پیـدا شد که خودم پدر شدم. وقتی به پسرم نگاه می‌كنم و وقتی غرق در لذت می‌شم و نمی‌تونم ازش دل بكنم، می‌گم خدایا یعنی همه‌ی آدم‌ها وقتی به دنیا میان همین‌قـــدر پاک و معصوم و دوست‌داشتنی هستند؟ پس چطوری می‌شه كه آدم‌ها تبدیل به يک مشت جانـــور می‌شن؟ حكمتش چیه؟

امــا وقتی به صورت‌اش نگـــاه می‌كنم، انگاری این خودم هستم كه دوبــاره متولــد شده‌م، در شكلی دیگه و اندازه‌ای كوچک‌تــر، امــا پــاک، معصوم و دوست‌داشتنی (آخه بچه‌ای رو سراغ دارید كــه غیــر از این‌ها باشه؟).

خدایا، به خاطر نعمتی كه به ما دادی و شور بیشتری كه به زندگی ما بخشیدی، تــو را شكر می‌گوییم و از تو می‌خواهیم كـه تمامی فرزندان كوچک و دلبند دنیا را در زیر سایه‌ی پرمهر والدیــن‌شان محفوظ گردانی و آن‌ها را در سایه‌ی صلاح و تدبیر خود به ساحل ‌امن ِ ‌عافيت برسانی و به لطف ‌بی‌كران خود، عاقبت ‌به ‌خیرشان گردانی، آمین،‌ یا رب‌العالمین.

۲۵ شهریور ۱۳۸۳

در ويندوز XP فارسی‌تر بنويسيم

وب‌لاگ‌ها و وب‌سايت‌های متعددی راه حل فارسی‌كردن صفحه ‌كليد در ويندوز را ارائه داده‌اند، مثل اين یکی. خوب است اما كامل نيست. چون در اين‌حالت برای نوشتن حروف پ و ژ مشكل خواهيد داشت. در استاندارد يونی‌كد برای حرف ژ بايد تركيب Shift+C و برای حرف پ كليد \ را بزنيد. ابتدا طبق همين راهنمايی عمل كنيد. سپس اين فايل ( Kbdfa.dll ) را دانلود كرده و در جايی مثل درايو :C ذخيره و از حالت فشرده خارج كنيد ( درايو :C جايی‌ست كه ويندوز درآن نصب شده است ). فايل Kbdfa.dll در واقع اصلاح شده‌ی همان فايلی‌ست كه در ويندوز XP به صورت پيش‌فرض برای فارسی‌كردن صفحه‌كليد وجود دارد. در مرحله‌ی بعد، رايانه‌تان را تحت Safe Mode and Command Prompt مجددا راه‌اندازی كنيد. حال به Root درايو :C رفته و در خط فرمان دستور زير را تايپ كنيد:

copy kbdfa.dll c:\windows\system32\kbdfa.dll

ويندوز فايل Kbdfa.dll را به‌صورت پيش‌فرض دارد، پس Overwright را تائيد كنيد و رايانه‌تان را مجددا راه‌اندازی كنيد. از اين به بعد با خيال راحت می‌توانيد كليد پ را بزنيد و كاملا فارسی‌تر بخوانيد پ.